Меню
Методы менеджмента
Менеджмент — это достижение целей посредством других людей, с учетом того, что у них есть персональные интересы, привычки и слабости.

Менеджмент был бы просто наукой о планировании и координации действий, если бы подчиненные были роботами. Но подчиненные — это живые люди, у которых есть персональные интересы. Интересы людей часто вступают в противоречие с требованиями руководителя.

Чтобы управлять людьми, вы должны знать эффективные методы менеджмента.

10 методов менеджмента
1. по структуре
2. по функциям
3. по регламентам
4. по правилам
5. по задачам
6. по целям
7. по отклонениям
8. как подрядчиками
9. по времени
10. по соглашениям
Управление по структуре
1 метод управления подчиненными
Структура

Некоторые руководители ошибочно полагают, что структура, это распределение власти между руководителями. Это не так.

Структура — это распределение ответственности между подчиненными за определенные постоянные задачи (функции).

Без ответственности нельзя. Если допустить размытие ответственности, подчиненные будут делать только то, что им интересно или проще делать.

В рамках отдельного проекта можно, конечно, допкстить холократию и некоторую свободу в трактовке ответственности и своих ролей самими подчиненными. Если же вы хотите управлять своими войсками «в длинную» и в сложных задачах – без четкого распределения функциональных ролей и ответственности вам не справиться.
Проблемы руководителей

Приходя на новую должность, структуру подразделения руководители получают «в наследство» от своих предшественников.

Столько у меня сейчас прямых и опосредованных подчиненных должностей?
Какой точный размер фонда оплаты труда подразделения?
Эффективна ли структура моего подразделения?
Все ли должности так необходимы? Можно ли какие-либо сократить?
Каких должностей не хватает?
Все эти вопросы задают себе умные руководители.

Чем «выше» сидит руководитель, тем меньше у него ответов на эти вопросы.
Если не верите, попробуйте ответить на эти вопросы сами или задайте их коллеге – руководителю…

Проблема в том, что руководители искренне думают, что управлять структурой их подразделения должны не они, а какие-то руководители «наверху».
Как применять этот метод

Необходимо провести ревизию важных функций в подразделении, определить оптимальное количество подчиненных должностей и умно распределить между ними функции.

Если какая–то должность утратила смысл и стала бесполезной, ее необходимо сократить.

Если объем работы вырос и «рук» не хватает, необходимо создавать дополнительные должности.

Важно вносить изменения в структуру при существенном изменении бизнес-процессов и целей подразделения.

Все действия по структуре руководителю следует согласовывать с вышестоящим руководителем.
Как использовать AGM

В разделе «Структура» вы можете формализовать все подчиненные должности и указать их главные функции.

Вы можете быстро вносить изменения и переподчинять отдельные должности или целые подразделения другому руководителю.

В любой момент вы можете добавить новые или сократить существующие должности.

Благодаря AGM вы сможете управлять подчиненными по структуре.

Структура всех ваших подразделений доступна для анализа вам и вашему руководителю.
Управление по функциям
2 метод управления подчиненными
Функции

«Театр начинается с вешалки» — нормальная работа подчиненного начинается с четкого и понятного перечня его функциональных задач.

Каждый подчиненный должен четко понимать, какие постоянные задачи (функции) он должен выполнять.

Мы предлагаем осмысленно управлять функциями каждого подчиненного.
Проблемы

В должностных инструкциях часто написано очень много «пафосного текста», но нет простого и понятного перечня функций подчиненного.

Такой текст обычно свидетельствует о том, что должностную инструкцию составлял человек, которому не объяснили, для чего делается должностная инструкция.

Как следствие, подчиненные не знают своих функциональных задач.

В тоже время вы редко встретите подчиненного, который недоволен тем, что его функции определены размыто.

«Рыбу ловят в мутной воде» — играть в игры гораздо проще удобнее в случае, если нет четких и конкретных постоянных задач. Сложные и неприятные задачи подчиненные будут игнорировать, делая вид, что это не входит в круг их обязанностей.

Руководители крайне редко пользуются должностными инструкциями для управления подчиненными.

Если не верите, попробуйте вспомнить: когда вы или ваши подчиненные руководители заглядывали в функции подчиненного в должностной инструкции и редактировали их?

Вспомнили?
Как применять этот метод

Вы должны в письменном виде отразить список постоянных задач для каждого подчиненного.

Благодаря этому, не только подчиненный, но и вы сами будете точно понимать, чем именно должен занимается и за что отвечает екаждый подчиненный.

Функции подчиненного периодически необходимо уточнять. Делать это стоит каждые три месяца.

Вы можете расширить функции и пропорционально повысить зарплату, если подчиненный быстро справляется с работой.

Если подчиненный старается, но не справляется с работой, то некоторые функции можно перераспределить другим подчиненным.
Как использовать AGM

В разделе «Функции» вы можете формализовать функции каждого подчиненного.

Там вы можете добавлять и сокращать функции.

Функции можно копировать или передавать от одного подчиненного другому.

Каждые три месяца программа сама напомнит вам, что имеет смысл проверить актуальность функций подчиненного.

При смене подчиненного на должности функциональные задачи сохранятся и перейдут новой персоне.

Благодаря AGM вы сможете управлять подчиненными по функциям.
Управление по регламентам
3 метод управления подчиненными
Регламенты

Регламенты — это инструкции, которые описывают требуемый алгоритм или порядок действий.

Если подчиненные не имеет инструкций, они будут делать работу как проще или привычнее. Также подчиненные могут не придерживаться требований по качеству и по времени.

Чтобы подчиненные выполняли работу как нужно руководителю, им необходимы четкие письменные инструкции в виде регламентов и правил.
Проблемы

Некоторые руководители наивно полагают, что порядок выполнения работы подчиненному можно довести «просто на словах».

Не стоит удивляться тому, что после «устного» инструктажа подчиненный, вместо того чтобы делать 1, 2, 3, 4, будет делать 1, 4, 6, 2…

Причина очевидна: память у подчиненных «короткая» и они не в состоянии помнить точный порядок действий и все важные делали.
Как применять этот метод

Вы должны определить задачи, для которых необходимы регламенты и описать требуемый порядок действий. Изображения, схемы или видео уместны и должны быть наглядным пояснением.

Запланируйте учебные занятия и научите подчиненных правильно выполнять действия согласно регламентов.

При необходимости, вы должны вносить необходимые изменения в существующие регламенты.

В процессе работы вы должны контролировать подчиненных и требовать неукоснительного выполнения регламентов.

Если появляется новая важная или сложная повторяющаяся задача — вам следует создать новый регламент.
Как использовать AGM

В разделе «Регламенты» вы можете описать и формализовать регламенты для подчиненных.

Все подчиненные видят только свои регламенты. Регламенты, которые на них не распространяются, они не видят – это удобно.

Если вы будете переведены на новую должность, то будете видеть регламенты, которые есть у ваших подчиненных.
Управление по правилам
4 метод управления подчиненными
Правила

Правила — это инструкции, которые определяют параметры требуемого поведения.

Если подчиненные не имеет инструкций, они будут делать работу как проще или привычнее или вести себя недопустимым образом.

Чтобы подчиненные выполняли работу как нужно руководителю, им необходимы четкие письменные инструкции в виде правил.
Проблемы

Некоторые руководители наивно полагают, что требования можно подчиненным можно просто «наговорить». К сожалению это не работает — подчиненные не в состоянии помнить требования руководителя и все важные делали.

Кроме этого есть и психологический момент. Если подчиненный не получил на руки формализованные на бумаге правила и не подписался под ознакомлением, то он вряд ли будет относиться к правилам всерьез.

К сожалению, некоторые руководители ни разу не писали правила для подчиненных, и даже не понимают, что они должны это делать.
Как применять этот метод

Управление по правилам подразумевает создание необходимых правил письменно, доведение их до подчиненных с последующим обучением их правильному выполнению.

Вы должны определить обстоятельства, для которых необходимы правила и описать требуемый порядок действий. Изображения, схемы или видео уместны и должны быть наглядным пояснением.

Проведите учебные занятия и научите подчиненных правильно выполнять ваши требования.

В процессе работы вы должны контролировать подчиненных и требовать неукоснительного выполнения правил.

При необходимости, вы должны вносить необходимые изменения в существующие правила.

Посредством формализованных правил вы добьетесь от подчиненных гораздо больше, чем «разговорами». Помните об этом.
Как использовать AGM

В разделе «Правила» вы можете описать и формализовать правила для подчиненных.

Все подчиненные видят только свои правила в программе. Это удобно.

Вы можете редактировать и добавлять новые правила в любой момент.

Если вы будете переведены на новую должность, то сразу сможете видеть правила, которые остались от предыдущего руководителя.
Управление по задачам
5 метод управления подчиненными
Проблемы

Представьте, что у руководителя 5 подчиненных.

В месяц у одного подчиненного может быть от 5 до 20 разных поручений и задач. Общее количество задач у всех подчиненных: от 25 до100.

Согласитесь, что руководителю важно понимать, как подчиненные планируют действия по каждой задаче и каких результатов они добились.

Теперь вопрос: если подчиненные не будут их где-то записывать все эти задачи – как руководителю контролировать работу подчиненных по такому количеству задач?

Правильно — никак.

Ушлые подчиненные это понимают и всеми силами «открещиваются» от письменного учета, планирования и формализации работы по поручениям и задачам. Цель проста – лишить руководителя возможности контроля их работы.

Важно понимать: в случае конфликта руководитель не сможет забрать задачи у этого подчиненного и передать их нормальным образом другому подчиненному по причине того, что ничего не формализовано и передавать нечего...
Как применять этот метод

Управлять подчиненными по задачам означает требовать от подчиненных вести учет задач, планировать действия, необходимые ресурсы и фиксировать результаты работы В ПИСЬМЕННОМ ВИДЕ.

Требуйте заводить для каждой задачи отдельный тикет — лист бумаги. Правило: одна задача — отдельный лист бумаги.

Требуйте указывать название задачи, сроки, обстоятельства, критерии результата, план действий и планируемые ресурсы на лицевой стороне листа. Промежуточные существенные результаты требуйте сохранять на другой стороне.

По всем задачам подчиненные должны вам отчитываться в установленное вами время. Вся информация по задачам должна сохраняться и быть доступной для вашего контроля.
Как использовать AGM

В разделе «Задачи» руководители могут удобным контролировать учет всех поручений, проблем и других задач, которыми занимаются подчиненные.

Подчиненные могут планировать действия и отчитываться о достигнутых результатах. История работы по всем задачам будет оставаться.

Благодаря этому руководитель может анализировать не только список задач каждого подчиненного, но и видеть каждую задачу в подробностях.

Руководитель может добавлять, редактировать и комментировать задачи подчиненных.

Если руководитель назначит на должность нового работника, то сможет быстро передать ему задачи, которыми занимался его предшественник.
Управление по целям
6 метод управления подчиненными
Проблемы

Многие подчиненные фокусируются на том, что им интереснее и проще. Сложные задачи они «не успевают» сделать.

Деятельность подчиненных часто представляет из себя «броуновское движение» — работа кипит, только толку от этого мало. Причина проста: руководители не определяют им текущие цели в работе.

Знакомая картина?
Как применять этот метод

Определите 3 –7 текущих целей для каждого подчиненного. Каждую цель опишите в деталях. Определите критерии достижения результата и сроки.

Доведите цели до подчиненных, обсудите детали.

Обяжите подчиненных планировать свои действия и необходимые ресурсы для работы по целям. Поручите письменно планировать и фиксировать существенные промежуточные результаты.

Регулярно встречайтесь с подчиненными и контролируйте их работу по достижению целей.

Через месяц-другой меняйте цели и снова фокусируйте работу подчиненных на важных для вас моментах.
Как использовать AGM

В разделе «Цели» вы можете формализовать цели подчиненных.

Ваши подчиненные смогут планировать свои действия и отчитываться вам о достигнутых результатах.

Если вы назначите на должность нового работника, то сможете быстро передать ему цели, которые вы определили для этой должности ранее.
Управление по отклонениям
7 метод управления подчиненными
Отклонения

Суть метода в том, что руководитель контролирует результаты работы подчиненного и воздействует при отклонении от требуемых параметров.

Метод прост: определяете цели и критерии оценки, выбираете период и регулярно оцениваете работу подчиненных.
Проблемы

Если руководитель долгое время не управляет подчиненными по отклонениям, то это приводит к анархии и неуправляемости подчиненных.

Плохо работающие подчиненные начинают выполнять работу еще хуже.

Хорошо работающие подчиненные впадают в уныние и перестают стремиться к высоким результатам.

Некоторые подчиненные сами определяют себе «критерии оценки» и оценивают свою работу только положительно.
Оценка результативности

Если подчиненный работает явно хуже, чем требуется, необходимо выразить недовольство и уменьшить премию. Подчиненный должен понимать, что плохая работа «не сойдет с рук».

Если подчиненный работает очень хорошо, его важно хвалить и поощрять материально. Энтузиазм подчиненного не должен угасать.

Вы должны определить периодичность оценки и оценивать прогресс достижения целей подчиненным регулярно.

Оценка раз в неделю будет правильной для большинства специалистов, младших и средних руководителей.

Для старших руководителей оптимальна ежемесячная оценка.

Для специалистов, которые должны ежедневно выдерживать важные требования, вы можете определить ежедневную оценку.
Шкала оценки

Мы предлагаем использовать такие оценки:

-2 -1 0 +0,5 +1 +1,5 +2

«+1» — значит результативность по этой цели 100%.

«+1,5» и «+2» — означают что, вы выражаете благодарность подчиненному и премируете его за работу.

«0,5» — означает, что подчиненный лишь частично справился с работой и не заслуживает премии.

«0» — означает, что подчиненный совершенно не справился с работой и «ничего не заработал».

«-1» и «-2» — означают, что подчиненный оштрафован за бездействие или глупые действия.

Чтобы было удобно вести учет, вы можете составить таблицу, где слева отразите цели, а сверху укажите недели. В ячейках будете проставлять оценки и вести итоговую «математику».
Пример

Если у вашего подчиненного 5 целей, то за неделю у него получится сумма из 5 оценок:

(+1 +1 + 1 + 2 +1,5) / 5 = 1,3

В конце месяца (предположим, в этом месяце 4 недели) вы суммируете все еженедельные оценки и делите их на количество недель чтобы посчитать результирующую оценку за месяц:

(+1,3 + 1 + 1, 7 +1) / 4 = 1,25 (или 125%)

Это означает, что вы выплачиваете подчиненному 125% его нормальной зарплаты.

Если результативность составила 80%, то вы, наоборот, 20% не доплачиваете.
Эта методика эффективна

Согласитесь, многие люди устали от того, что их заработная плата никак не привязана к реальным результатам их работы.

Используя предлагаемый нами метод, вы сможете вдохновить и настроить своих подчиненных на эффективную работу.

Подчиненные понимают, что работать «понарошку», безнаказанно «забывать» поручения или не проявлять инициативы больше не удастся.

Как правильно указывать деньги в контракте?

Укажите в контракте, что 50% – это оклад, и еще 50% – премия.

Если результативность за месяц составит 130%, то вы выплатите подчиненному 50% (оклад) + 50% (премию) +30% (дополнительную премию).

Если результативность за месяц составила 80%, то вы не доплачиваете часть премии подчиненному, а именно 20%.
Оценка дисциплины

Кроме оценки результатов работы вы можете оценивать производственную дисциплину.

Хорошо проявивших себя подчиненных вы можете стимулировать, объявив им благодарность.

Подчиненных, которые нарушают требования или правила, вы можете стимулировать посредством замечания или выговора.
Оценка компетентности

Также вы вправе провести аттестацию и оценить уровень компетентности любого из подчиненных.

Если подчиненный продемонстрировал недостаточный уровень знаний или навыков, вы можете потребовать от него заняться устранением недостатков за свой счет и в личное время.

Если отклонения значительны, то вы имеете основание расстаться с таким подчиненным.
Как использовать AGM

Программа AGM — это удобный инструмент для управления подчиненными по отклонениям.

В подразделе «Результативность» вы можете оценивать результаты работы каждого подчиненного.

В подразделе «Дисциплина» вы можете оценивать дисциплину подчиненного и видеть историю стимулирований.

В подразделе «Компетенция» вы можете оценивать компетентность подчиненных и выставлять им оценки.

В подразделе «Саморазвитие» вы можете контролировать как подчиненный повышает свои знания и навыки.

Посредством AGM вы, как подчиненные вам руководители, можете управлять подчиненными по отклонениям.
Управление подчиненными,
как подрядчиками
8 метод управления подчиненными
Подчиненные или подрядчики

Может так случиться, что подчиненный стойко демонстрирует результативность менее 80% и не реагирует на замечания и низкую оценку руководителя.

В теории причины могут быть разные: отсутствие компетентности, нежелание работать, отсутствие жизненной энергии, проблемы со здоровьем.

В реальности руководитель должен беспокоиться о ДЕЛЕ и понимать, что должность занимает человек, который:
не делает работу нормально ,
отвлекает на себя внимание,
создает проблемы,
никак не реагирует на замечания или предупреждения.

Если такое поведение демонстрировал бы подрядчик, нормальный руководитель наверняка прекратит с ним сотрудничество. Относитесь к подчиненным, как к подрядчикам, которых вы наняли выполнять работу. Если подчиненный не хочет или не может нормально работать — решительно заменяйте его также, как вы бы заменили подрядчика. Именно в этом заключается данный метод.
Что делать

Понаблюдайте за подчиненными, выявите некомпетентных, ленивых, хитрых и наглых работников.

Ищите им замену.

Отправляйте этих деятелей обратно «на рынок труда».

Выстраивайте нормальные отношения с эффективными и адеватными работниками.
Как использовать AGM

В разделе «Вакансии» создайте вакансию и сформулируйте профиль требуемой персоны в письменном виде.

Ищите кандидатов всеми доступными способами: сами, посредством кадровых агентств или переманивайте у конкурентов.

Подходящим кандидатам давайте ссылку на заполнение анкеты. Сохраняйте резюме кандидатов и планируйте свои действия с кандидатами в программе.

Для того, чтобы собеседование не прошло в пустую, распечатайте пакет документов к собеседованию и проведите встречу.

После проведения собеседования внесите результаты и итоговое мнение в профиль кандидата.

Если вы хотите привлечь к поиску рекрутера —дайте рекрутеру доступ к вакансии. Рекрутер сможет создавать профили новых кандидатов внутри этой вакансии и сохранять о них всю информацию. Вы сможете контролировать работу рекрутера.

Достойного кандидата вы сможете назначить на должность в AGM.

Работать по вакансиям в AGM очень удобно.
Управление по времени
9 метод управления подчиненными
График работы

Не все подчиненные работают по фиксированному графику 5 дней в неделю с 8 до 17. Многие работают посменно и выходят на работу в выходные дни.

Иногда работники болеют и это может повлиять на график их коллег.

Бывают ситуации, когда все подчиненные должны работать сверхурочно. Например, это может быть связано с выполнением плана в конце месяца.

Бывает и наоборот — рабочий день может быть на несколько часов меньше. Такая ситуация может быть в предпраздничные или выходные дни.

Очевидно, что рабочее время подчиненных необходимо планировать еженедельно.
Учет времени

Подчиненные могут явиться на работу и потом еще «час» слоняться по офису или интернету, чтобы «настроиться» на работу; ходить на перекуры шесть раз в день «по 10 минут», а это не что иное, как дополнительный час перерыва в работе; приходить с обеда на «20 минут позже»; опаздывать на работу и не отрабатывать время этого опоздания.

Реально отработанное время часто отличается от того, что было запланировано в графике.

Руководителю важно учитывать реально отработанное время, а не время «нахождения» подчиненного в офисе.
Отпуска

Отпуск — это время, когда подчиненный не ходит на работу. Очевидно, что обязанности должен выполнять кто-то другой.

Если в отпуск уходит один подчиненный — работу можно как-то распределить между другими подчиненными. Сложности наступают, когда в отпуск одновременно уходит несколько подчиненных.

Такая ситуация может случиться с руководителем, если он не планировал отпуска заранее.

Есть еще и «математика» отпусков. Часто подчиненные берут отпуск частями и руководителю неизвестно, сколько дней отпуска уже подчиненный «отгулял», а сколько еще осталось.

Поэтому важно учитывать время отпусков своих подчиненных.
Сроки контрактов

Прошли те времена, когда люди меняли работу крайне редко. В наше время ротация персонала может составлять до 20% от общей численности штата подразделения каждый год.

Подчиненных не заботит, кто будет работать вместо них, когда их контракт закончится. В один день подчиненный сообщает, что он уходит и у руководителя возникает проблема с исполнителем работы на этой должности.

Важно, чтобы такие проблемы не возникали.

Для этого каждый руководитель должен контролировать сроки окончания контрактов со своими подчиненными.
Что делать

Рабочее время подчиненных вам следует планировать и уточнять, как минимум, еженедельно.

Подчиненные должны знать свой график работы.

Вам также необходимо учитывать и планировать отпуска подчиненных. Важно чтобы не получилось так, что все уходят в отпуск в одно и тоже время, а работать некому.

Вам важно организовать учет реально отработанного времени. Особенно, если подчиненные получают деньги с учетом часов.

У вас должен быть график окончания контрактов подчиненных.
Как использовать AGM

В разделе «График» вы можете настроить и регулировать график работы подчиненных.

Поскольку все подчиненные имею доступ к программе, то они всегда будут в курсе своего графика работы.

В разделе «Учет времени» вы можете удобным образом организовать учет отработанного времени подчиненных.

В разделе «Отпуска» вам будет удобно учитывать и планировать отпуска подчиненных.

В разделе «Контракты» вы легко сможете учитывать и контролировать сроки окончания контрактов с подчиненными.

Посредством AGM вы, как подчиненные вам руководители, можете управлять временем работы подчиненных удобным образом.
Управление по соглашениям
10 метод управления подчиненными
Как использовать AGM

«Не помню», «мы об этом не договаривались», «этого нет в моей должностной инструкции», «это не моя функциональная задача», «на это нет регламента» — все это периодически слышат руководители от подчиненных.

Чтобы не попадать в такие ситуации, вы должны прояснить для себя важный момент: обещанное на словах — это обещания, а вот то, что обещано на бумаге и скреплено подписью — это обязательства.

Вы не сможете «ткнуть носом» подчиненного в его обещания или подать на него в суд. Обещания — это слова.

Поэтому вы должны все важные договоренности с подчиненным формулировать на бумаге и подписывать. Не «проговорить» свои требования на словах, а формулировать на бумаге, и под подпись, доводить до подчиненного.

Иногда даже перечень задач на день необходимо доводить «под подпись».

Это и есть управление подчиненным по соглашениям.

Главное, в чем заключается этот метод — договариваться с подчиненным не на словах, а на бумаге, и обязательно «под подпись».
Задайте себе опросы

Вы принимали участие в подготовке контракта и иных соглашений с вашими подчиненными?

Доступны ли вам копии всех этих документов?

Используете ли вы эти документы, чтобы влиять на своих подчиненных?

Вы уверены, что в этих документах порядок и все они актуальны?

Какие существующие договоренности с подчиненными вам имеет смысл перенести «на бумагу»?

Каких документированных соглашений вам не хватает, чтобы управлять подчиненными?
Как использовать AGM

Документируйте все соглашения с подчиненным, храните их в отделньой папке.

Сделайте скан-копии соглашений и сохраните их в разделе «Персона».

Бегать в кадровую службу, чтобы получить доступ к контракту подчиненного, вам больше не придется.

Это очень удобно.